Jak zacząć pracować zdalnie i nie zwariować?

Jak zacząć pracować zdalnie i nie zwariować?

Marzec 17, 2020

Wstajesz rano. Przeciągasz się, robisz sobie kawę, yerbę lub coś równie wytwornego, siadasz do komputera i… pyk, jesteś w pracy. Uśmiechasz się do siebie – nikt z twoich współpracowników nie ma bladego pojęcia, że przez cały dzień nie założysz spodni. Brzmi jak marzenie? Praca zdalna, zwłaszcza teraz, kiedy wielu dopadła nagle i przymusowo, może okazać się utrapieniem. Ponieważ jednak na temacie zjedliśmy niejedną parę wioseł i życzymy wszystkim ziszczenia się tego pierwszego scenariusza, dzielimy się krótką instrukcją obsługi home office.

Ma Ci być wygodnie, ale też bez przesady – w końcu masz pracować.

UNO: DOSTOSUJ MIEJSCE PRACY
Pracować będziesz z domu, to już wiesz. Ale gdzie w tym Twoim mieszkaniu można w ogóle pracować? Przydałoby się miejsce spokojne, w miarę możliwości wyciszone (ale łazienka raczej odpada). Ma Ci być wygodnie, ale też bez przesady – w końcu masz pracować, a nie rozkoszować się miękkością kanapy. Ogranicz liczbę rozpraszaczy, żeby złe Cię nie kusiło.

Przypomnij sobie, jak wygląda Twoje miejsce pracy w biurze – nawet jeśli nie jest to miłe wspomnienie, spróbuj mniej więcej odtworzyć je w domu. Przykładowo: potrzebujesz, jak ja, masy karteczek, karteluszek, notatek i papierów? Przygotuj odpowiednio dużo miejsca i wszystkie niezbędne przybory. Będziesz ciągle na łączach z innymi? Zadbaj o porządne słuchawki z mikrofonem. I, na Odyna, zanim pierwszy raz się połączysz, sprawdź, co widać w kamerze za Twoimi plecami. Żeby nie było wstydu, kiedy w kadr wskoczy nagle dziki stos brudów do prania.

Twoje miejsce pracy to także Twój pulpit. Jeśli posługujesz się komputerem służbowym – nie ma problemu, będziesz mieć tam taki sam swojski nieporządek, jaki miałeś, posługując się nim w biurze. Jeśli jednak z jakiegoś powodu przesiadasz się na sprzęt osobisty, najlepiej załóż osobny profil użytkownika, na którym nie będziesz ciągle tylko o jedno kliknięcie od swojego gwiazdorskiego alter-ego w Simsach czy mrugających powiadomień na Facebook’u. Zainstaluj tylko to, co naprawdę potrzebne. Czyli co?

DOS: OGARNIJ NARZĘDZIA
Niezależnie od tego, w jakiej dokładnie branży pracujesz, Twoja podstawa programowa powinna zawierać:

1. Pakiet biurowy, czyli świętą trójcę edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego i program do tworzenia prezentacji. Dobrym wyborem będą rozwiązania dostarczone przez Google: Dokumenty, Arkusze i Prezentacje są edytowalne online (nie trzeba zapisywać!), pozwalają też na zbiorową pracę na jednym pliku po ustaleniu formy udostępniania treści innym.

2. Narzędzie do przesyłania większych plików – poza Google Drive (łatwo udostępnisz materiały współpracownikom), dobrym rozwiązaniem będzie zainstalowanie Dropboxa lub korzystanie ze strony wetransfer.com.

3. Poręczny komunikator. Skype sprawdza się dobrze jako narzędzie do użytku prywatnego, ale jego darmowa wersja nie jest aż tak przystępna w obsłudze w warunkach biurowych. Do codziennej komunikacji warto używać Slacka (uwaga – darmowa wersja ma limit wyświetlanych wiadomości, nieuważni mogą stracić ważne informacje w odmętach historii). Narzędzie pozwala na tworzenie odrębnych kanałów np. dla różnych działów i projektów oraz na wysyłanie wiadomości prywatnych. Do komunikatora można wstawiać własne emoji oraz wysyłać wiadomości do samego siebie, co bywa zaskakująco przydatne.

Nigdy nie wiadomo, kiedy dopadnie człowieka ważna myśl […] a jedyny znajdujący się w pobliżu papier i tak nie nadaje się do zapisków.

4. Wideokonferencje przeprowadzisz dzięki narzędziu Hangouts od Google – a jeśli nie chcesz lub nie możesz korzystać z apki, wybierz join.me. Po prostu wchodzisz, zakładasz pokój, wysyłasz pozostałym uczestnikom link i gotowe.

5. Do zarządzania (zwłaszcza większymi) projektami przyda się Trello – prosty w obsłudze program, w którym podzielisz swój team na zespoły, stworzysz dla każdego projektu osobne tablice i rozdzielisz na nich poszczególne zadania. Chciałbyś coś bardziej zaawansowanego? Wybierz Asanę – ale jeśli jeszcze jej nie znasz, to znaczy, że prawdopodobnie jednak jej nie potrzebujesz.

6. By być na czasie i nie dać się porwać pracy bez reszty (haha, jasne), warto wykorzystywać narzędzie do śledzenia czasu pracy. Większość aplikacji do tego służących, takich jak Toggl lub Work Time to narzędzia płatne, jednak można skorzystać z opcji bezpłatnego miesiąca próbnego.

7. Do łatwego ustalania terminów spotkań i prostego śledzenia aktualnie wykonywanych zadań przyda się też Kalendarz Google. Intuicyjna obsługa, można wyświetlać kalendarze kilku osób na raz i zgrać się w czasie.

8. Nigdy nie wiadomo, kiedy dopadnie człowieka ważna myśl i czy nie będzie to akurat chwila, w której siedzi się z telefonem w odosobnieniu i naprawdę nie można szybko podejść do komputera, a jedyny znajdujący się w pobliżu papier i tak nie nadaje się do zapisków. W takiej sytuacji przyda się Google Keep – notatka zapisana na telefonie zostanie zsynchronizowana z kontem Google i pokaże się również w tej samej aplikacji na komputerze.

…nawet jeśli Ty jesteś przyzwyczajony do przeraźliwego wycia kukułki zegara po babci, innych może to dezorientować.

TRES: PRZYGOTUJ…SIĘ
Nawet najsprytniej dobrana armia narzędzi ani najrówniej ułożone długopisy nie pomogą, jeśli do pracy zdalnej nie przygotujesz też samego siebie. Kluczem do powodzenia jest samodyscyplina. Bądźmy szczerzy – praca zdalna nie jest optymalnym rozwiązaniem dla każdego. Ale próbować warto, a teraz to nawet trzeba. Warto pamiętać o kilku drobiazgach.

Ubierz się tak, jak normalnie robisz to do biura. Owszem, wspomniana na początku tego wpisu perspektywa braku spodni jest kusząca, jednak często zdarza się, że fizyczne rozmemłanie i piżamowanie przez cały dzień to paliwo dla Twojego wewnętrznego leniwca.

Zadbaj o kulturę komunikacji. Brzmi poważnie, chodzi jednak o to, by po prostu po ludzku dogadać się ze współpracownikami. Ustalcie jeden kanał komunikacji. Nie organizujcie ogromnych wideokonferencji, jeśli nie macie doświadczenia z taką formą komunikacji. Kiedy wypowiada się jedna osoba, pozostałe niech dbają o to, by ich mikrofony były wyciszone – nawet jeśli Ty jesteś przyzwyczajony do przeraźliwego wycia kukułki zegara po babci, innych może to dezorientować. I nie wstydź się kamery! Kontakt wizualny, nawet jeśli na początku budzi niezręczność, pomaga w osiągnięciu porozumienia. Na spotkania w biurze też przychodzisz z torbą na głowie? Jeśli tak – nie było tematu. Ale jeśli nie…

Ostatni – wiedz, kiedy ze sceny zejść niepokonanym. Wykonując swoje obowiązki z domu łatwo jest pracować… od rana do wieczora. I wcale nie oznacza to robienia nadgodzin. Po prostu tu skrobniesz maila, tam pogłaszczesz kota, potem znów usiądziesz do tego kluczowego dokumentu, ale Twoją uwagę odciągnie BARDZO WAŻNE VIDEO Z OWCAMI. Zaplanuj swój czas pracy oraz przerwy i pilnuj tego grafiku. Nie pozwól na to, by brak fizycznego wyjścia z pracy sprawił, że praca nie wyjdzie z Twojej głowy przez całą dobę.

Praca, praca i po pracy… skoro nie musisz teraz tracić czasu na dojazdy, może poświęcisz go na bycie zajebistym człowiekiem? Póki koronawirus szaleje, Twoja pomoc może przydać się w najbliższej okolicy – oznacz się na Ihelpyou i sprawdź, czy przypadkiem zwykłym spacerem z psem lub pójściem po papier toaletowy nie zrobisz komuś dnia.

Wasze komentarze: